العلاقات العامة والإعلام

الأهداف

• دعم جهود مختلف وحدات جامعة ظفار الرامية إلى إقامة روابط أقوى مع المجتمع المحلي.
• تزويد وسائل الإعلام بأخبار الجامعة لنشرها.
• ضمان تنفيذ بروتوكول الجامعة في المناسبات والاحتفالات.
• مواكبة كل ما ينشر في وسائل الإعلام عن الجامعة، والاحتفاظ بسجل لتلك المنشورات.
• إصدار مطبوعات حول مختلف برامج الجامعة مثل الكتيبات والنشرات والمنشورات وما إلى ذلك.
• التنظيم أو المشاركة في أنشطة مثل المؤتمرات والندوات والمعارض والمهرجانات والاحتفالات.
• الرد على جميع القضايا والاستفسارات المطروحة في وسائط الإعلام لتوضيح موقف ووجهة نظر الجامعة ككل أو أي من وحداتها.
• تصميم ونشر إعلانات الجامعة في وسائط الإعلام المحلية والإقليمية.
• إعداد البرامج لزوار الجامعة سواء من داخل السلطنة او خارجها وتوفير إقامتهم.
• استقبال ضيوف جامعة ظفار من داخل وخارج السلطنة ومرافقتهم في الرحلات الميدانية وتزويدهم بالمواد الإعلامية اللازمة وإعداد جداول زياراتهم.

وحدات قسم العلاقات العامة والتعاون الخارجي

يتكون القسم من ثلاثة وحدات متخصصة وهي:

• وحدة العلاقات العامة
• وحدة الإعلام

العلاقات العامة

يهدف هذا القسم لخلق علاقة متميزة ومتينة بين مختلف افراد اسرة جامعة ظفار من ناحية ومع مختلف أفراد المجتمع المحلي في مدينة صلالة ومنطقة ظفار وعمان وخارجها من ناحية اخرى. ويسعى القسم لتحقيق التواصل والتعاون بين جامعة ظفاروالهيئات الأخرى في الأنشطة التعليمية والثقافية والاقتصادية والاجتماعية.

مهام العلاقات العامة:

ينقسم دور العلاقات العامة في المجتمعين الداخلي والخارجي إلى فئتين:

1. العلاقات العامة الداخلية:

وتشمل هذه الفئة الأنشطة ذات الصلة بالمجتمع الداخلي لجامعة ظفار بهدف نيل ثقتهم ( سواء كانوا أعضاء هيئة التدريس أو من الهيئة الإدارية من طلبة جامعة ظفار).ولتحقيق وتعزيز الإنتماء والعمل بروح الفريق الواحد لدى الجميع،تستخدم العلاقات العامة الداخلية عدة وسائط إعلامية موثوق بها ووسائل أخرى مثل اللقاءات والنشرات ومجموعة متنوعة من الأنشطة في المناسبات المختلفة بمساعدة وحدات الإعلام والنشر.

2. العلاقات العامة الخارجية::

وتركز هذه الفئة على الأنشطة المتصلة بالعلاقات المتبادلة بين الجامعة والمجتمع الخارجي. يكمن الدور الحقيقي للعلاقات الخارجية في القدرة على دعم احتياجات المجتمع الخارجي من خلال توفير وسائل الإعلام الصحيحة من خلال مختلف أشكال وسائل الإعلام لخدمة الجمهور، بالإضافة إلى الإستماع لآرائهم حول كل نشاط وذلك من خلال توزيع الاستبيانات أو المقابلات الشخصية.

وحدات العلاقات العامة::

تقسم وحدة العلاقات العامة عملها إلى وحدات فرعية متخصصة لتجويد ادائها وهي كا يلي:

1. التنسيق والمتابعة:

تقوم هذه الوحدة الفرعية بمتابعة رسائل القسم البريدية، وإعداد الردود على جميع المراسلات الواردة من أعضاء هيئة التدريس وموظفي الجامعة. كما يشرف على الشؤون المالية للقسم وغيرها من المسائل.

2. الأنشطة الثقافية والاجتماعية:

تقوم هذه الوحدة بدور محوري في دعم جهود الجامعة في مجال الخدمة المجتمعية. مهمة هذه الوحدة الفرعية هو الإشراف على الترتيبات المتعلقة بتنظيم المؤتمرات والندوات والمعارض التي تعقد داخل الجامعة وخارجها. كما وتقوم كذلك بالتنسيق مع مؤسسات القطاعين العام والخاص والشركات في تنظيم أنشطتها. تقوم الوحدة كذلك بتنظيم الأنشطة الثقافية والرياضية والاجتماعية لموظفيها وأسرهم من أجل خلق بيئة إيجابية وتقوية الروابط بين الموظفين.

3. البروتوكول:

على هذه الوحدة الفرعية القيام بمسؤوليات إجراءات الاستقبال والإسكان لضيوف الجامعة. كما تقوم بوضع برامج زيارات للضيوف وفقًا لمجالات اهتمامهم. علاوة على ذلك، فإن الوحدة مسؤولة عن إعداد ملفات تعريف حول الضيوف لتقديمها إلى نائب رئيس الجامعة. كما تقوم بتصميم وتوزيع بطاقات الدعوة للمناسبات والاحتفالات الرسمية.

4. الإسكان:

وتساعد هذه الوحدة الفرعية الموظفين وأعضاء هيئة التدريس في إيجاد مساكن للإيجار وكذلك خدمات الشحن.

5. المعارض:

تشرف هذه الوحدة الفرعية على تنظيم مشاركة الجامعة في المعارض التعليمية الإقليمية، ويكون هذا ضمن مساعي الجامعة المتمثلة في العثور على مؤسسة تعليمية مرموقة على المستويين الوطني والإقليمي.

6. الحجز:

تكون هذه الوحدة الفرعية مسؤولة عن خدمة ضيوف الجامعة وكذلك الموظفين الأكاديميين والإداريين، وتتمثل الخدمات في حجز الفنادق ورحلات الطيران. والجدير بالذكر أن هناك الآن إجراء للحجز بعد ملء النموذج من قبل موظف جامعة ظفار الذي يرغب في إجراء حجز وإرساله إلى مسؤول العلاقات العامة الذي سيتصل بعد ذلك بالوكالة أو الفندق وإرسال التأكيد إلى موظف الجامعة المعني.

7. العلاقات العامة الخارجية:

تهدف هذه الوحدة الفرعية إلى تعريف المجتمع المحلي بهدف الجامعة والخدمات والبرامج التي تقدمها. ويتم ذلك من خلال تطبيق الاستراتيجيات الترويجية وتطويرها لصالح الجامعة والمجتمع بالداخل والخارج حتى تكون أهداف الجامعة واضحة. من الأمثلة على بعض العناصر الترويجية قمصان جامعة ظفار والقبعات والأقلام واللوحات

8. مكتب الزوار:

تهدف هذه الوحدة الفرعية إلى الترحيب بجميع زوار جامعة ظفار من خلال وضع جدول زمني مصمم خصيصا للزيارات وفقا لطبيعة الزوار، واصطحاب الزوار في جولات وجعل طلبة جامعة ظفار جزءًا من لجنة الإستقبال.

وحدة الإعلام

تهدف وحدة الإعلام إلى تكوين صورة إيجابية عن دور جامعة ظفاروأهدافها داخل حرمها الجامعي وبين عامة الجمهور. كما تسعى إلى إيصال رسالة الجامعة ورؤاها وأهدافها في الحرم الجامعي وعلى نطاق أوسع في المجتمع وما وراء ذلك. تقدم وحدات الإعلام تغطية إعلامية حول الأنشطة داخل الجامعة مثل الإنجازات والبرامج والأنشطة العلمية والثقافية والقضايا التي تهم الجامعة.

وحدة الإعلام:

حرصا من وحدة الإعلام على تحقيق أداء متميز، فقد توزعت مهامها في وحدات فرعية متخصصة كما يلي:

1. الصحافة:

وهذه الوحدة مسؤولة عن التغطية الصحفية للأحداث والأنشطة الإخبارية للجامعة. وهي تصدر نشرات صحفية وترتب لنشر مختلف أنشطة الجامعة في الصحف المحلية.

2. وسائل الإعلام:

وتقوم هذه الوحدة بدور نشط في إعداد التقارير التلفزيونية والأفلام الوثائقية عن التطورات في الجامعة ؛ التنسيق مع تلفزيون وإذاعة سلطنة عمان لترتيب التغطية الإعلامية لمناسبات الجامعة وأنشطتها. وهي مسؤولة أيضاً عن نشر وسائط الإعلام من خلال موقع الوحدة الإلكتروني.

3. النشر والصحافة:

تقوم هذه الوحدة الفرعية بتحرير التصاميم ونشر نشرة أخبار الجامعة التي تغطي أحداث الجامعة وأخبارها والتطورات التي تستهدف مجموعة واسعة من القراء من داخل الجامعة وخارجها. كما تقوم بتحرير ونشر المجلات العلمية والمجلات والكتيبات والتقارير السنوية ومجموعة متنوعة من المنشورات الخاصة. وفيما يلي إجراءات التغطية الإخبارية: يملأ الطرف الذي ينظم فعالية أو نشاطا استمارة ويرسلها إلى مسؤول الإعلام الذي يتصل بوسائط الإعلام حسب نوع التغطية المطلوبة.

4. الإعلان:

وهذه الوحدة الفرعية مسؤولة عن الترويج للجامعة من خلال نشر إعلانات عنها في الصحف والمجلات أو من خلال بث الإعلانات التجارية على الراديو أو التلفزيون. يساعد هذا في تعريف الجمهور بالبرامج المختلفة التي تقدمها الجامعة بالإضافة إلى إجراءات التقديم والتسجيل.